Afinal, como criar um workflow?

Toda empresa conta com seu conjunto de processos, que são atividades sequenciais que conduzem o trabalho dos colaboradores, resultando na fabricação de produtos ou entregas de serviços aos clientes. No mercado competitivo de hoje, a ideia é dinamizar essas operações, implementando um fluxo contínuo e otimizado de tarefas. É por isso que é tão importante que gestores aprendam a como criar um workflow para seus setores, pois, dessa forma, todas as equipes tendem a atuar com mais agilidade e eficácia.

Quer saber mais sobre o conceito e como criar um sistema desses para sua empresa? Então, continue a leitura deste post, confira nosso passo a passo e entenda como fazer um agora mesmo! Vamos começar?

Defina os tipos de conteúdo e recursos

Workflows podem ser adotados para melhorar processos administrativos, mais burocráticos, ou até mesmo produções criativas, como a forma como uma equipe monta uma campanha de marketing.

Independentemente do tipo de trabalho, a forma ideal de começar a entender como criar um workflow é por meio de um levantamento completo dos recursos e conteúdos que fazem parte de cada função, bem como o que já está disponível e o que a empresa precisa providenciar.

Assim, por exemplo, você precisa listar todo material tangível e intangível que envolve um processo, como:

  • tempo;
  • colaboradores;
  • insumos;
  • tecnologia;
  • capital e investimentos.

Registre as ações

Depois de levantar os recursos, você precisa listar e anotar todos os passos do processo em questão, ordenando-os preferencialmente em sua sequência cronológica. Ou seja, escreva, na prática, quais são as ações que fazem parte de uma tarefa, em sua devida ordem. Vale a pena também assinalar que atividades têm pré-requisito, isto é, dependem de outra e os principais atores envolvidos para fazer tudo isso acontecer.

Por meio dessa análise crítica e detalhada, você conseguirá enxergar claramente os potenciais pontos de melhora, os erros, os gargalos e os desperdícios que andam minando a performance dos seus processos. Dessa forma, fica mais fácil saber o que deve ser eliminado e o que precisa de ajustes.

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Faça reuniões de alinhamento

A equipe deve estar envolvida em todo esse movimento de mudança, pois isso facilita as transições que possivelmente acontecerão com o redesenho dos processos. Por essa razão, conduza reuniões comunicando claramente as iniciativas e pedindo sugestões.

As pessoas que fazem parte do time e estão diariamente realizando as tarefas em questão podem, inclusive, ser grandes contribuidoras e fazer toda a diferença na evolução de um sistema de workflow. Afinal, quando cada colaborador reconhece sua importância e seu papel nas engrenagens de um negócio, a tendência é que ele se sinta mais motivado e engajado.

Aprenda a desenhar e customizar o projeto

Com todas as análises feitas, é chegado o momento de desenhar um fluxograma para o processo. Isso significa que você vai montar um passo a passo com as etapas, recursos e pessoas envolvidas em cada projeto, explicitando as ações, os prazos, os responsáveis e a sequência em que tudo deve ser feito.

A ideia de como criar um workflow é realmente montar um mapa para o processo, uma espécie de roteiro visual que guiará os colaboradores em seu dia a dia de trabalho. Portanto, comece elaborando esse esquema para um processo, faça testes, avalie resultados e observe o que ainda precisa ser corrigido.

Existem softwares específicos para a produção de workflows que contribuem para que essa experiência seja melhor para todos, uma vez que eles integram dados e automatizam o mapeamento e a modelagem de processos.

Aprender como criar um workflow para atender as rotinas do seu negócio é extremamente benéfico para gestores e suas equipes. Isso porque, com menos erros, retrabalho e mais dinamismo e produtividade, uma empresa é capaz de aumentar a eficiência, reduzir custos e investir em um sistema de trabalho no qual há uma padronização e pessoas atuam de forma mais colaborativa. Coloque nossas dicas em prática e veja os resultados! 

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