O processo de escolha de um CRM educacional envolve diversas dimensões de pesquisas e debates internos na instituição. É preciso definir o valor que será investido, as pessoas participantes do processo, quais são as principais entregas esperadas do CRM contratado, o prazo do projeto (pois deve-se levar em conta períodos de matrícula, por exemplo) etc. E, por fim, buscar fornecedores que atendam a essas expectativas.

Quando uma instituição de ensino escolhe trabalhar com o Vortico CRM, o CRM Educacional Vórtice, ela não está apenas optando por uma ferramenta de mercado, mas sim, está desenhando os projetos que irão mudar os rumos da Gestão de Relacionamento com pais e alunos.

Conheça os projetos que fazem parte da nossa solução de CRM Educacional e entenda porque somos a solução mais completa para sua instituição de ensino.

Captação de alunos: atraia os alunos que se identificam com a sua instituição

Para ajudar sua Instituição de Ensino a captar mais alunos, nossa ferramenta de CRM disponibiliza uma integração com a ferramenta líder de mercado em marketing digital, o RD Station.

Dessa forma sua instituição não perde nenhum dado sobre os visitantes do seu site e monitora suas preferências e comportamentos, gerando uma base de dados muito mais qualificada para trabalhar suas estratégias prospecção e matrícula.

Com o Vortico CRM é possível acompanhar todos os possíveis alunos trazidos à instituição por meio de campanhas, eventos e outras ações de marketing, guardando todo o histórico de interação e o status da negociação.

Nosso módulo dedicado a campanhas de marketing cuida para que toda a comunicação seja enviada aos pais e alunos e também acompanha os resultados de cada campanha de marketing digital, mostrando estatísticas de abertura de e-mails, cliques em links sugeridos e outros dados.

 

Central de atendimento: mantenha-se por perto sempre que seu aluno precisar

Disponibilizar ao seu aluno um canal de relacionamento estruturado, eficiente e com foco na fidelização é a nossa missão com o projeto de Central de Atendimento. Com o Vortico CRM é possível registrar todas as ocorrências pedagógicas, secretariais, disciplinares e de saúde, compondo um histórico completo do aluno. Isso possibilita a construção de uma visão única do aluno e favorece o atendimento ágil e completo.

Nosso CRM se integra aos principais sistemas de telefonia e também fornece indicadores de performance de atendimento e resolução de ocorrências, fazendo com que a gestão da Central de Atendimento aconteça sem empecilhos.

Gestão da cobrança: avisos proativos e gestão dos alertas de cobrança

Nosso processo de gestão de cobrança conta com um módulo especialmente desenvolvido para automatizar o processo de aviso de títulos em atraso ou próximos ao vencimento. Dessa forma, auxiliamos nossos clientes a minimizar a inadimplência, monitorar valores a serem recebidos e medir a efetividade da cobrança, na relação entre esforço e recebimento.

 

Fidelização: iniciativas para conquistar a confiança do seu aluno

Todo o esforço ligado à implantação de um CRM tem como expectativa a formação de uma base de clientes fiéis. Para o CRM educacional isso não é diferente. Nosso projeto voltado à fidelização de alunos, traz ações especificas e impactantes que promovem o sentimento de pertencimento  à instituição e enfatizam a preocupação da escola com a experiência do aluno.

Algumas ações importantes presentes nesse projeto e que representam resultados importantes para a fidelização são:

  • Registrar todas a solicitações das famílias e acompanhar a efetividade da resolução;
  • Sistematizar o atendimento e acompanhamento a todos os problemas relacionados aos alunos e suas famílias;
  • Monitorar e aprimorar o tempo de resolução de problemas e atendimento às solicitações, chegando ao ponto de construir um SLA de atendimento;
  • Dar ciência automática às famílias de determinados tipos de ocorrências por e-mail ou SMS, por exemplo;

 

Gestão e controle de evasão: alertas e ações proativas para lidar com esse desafio

Para tratar de um dos principais desafios das Instituições de Ensino, a Evasão Escolar, a Vórtice desenvolveu em sua plataforma os Alertas de Evasão.

Os Alertas de Evasão são um conjunto de alertas configuráveis, baseados em eventos da vida escolar do aluno, que apontam a possibilidade de o aluno estar próximo a um processo de saída da instituição.

Veja alguns exemplos de alertas que podem ser configurados, integrando as informações do seu Sistema de Gestão Acadêmica ao Vortico CRM, e entregando aos colaboradores a oportunidade de agir proativamente frente aos riscos identificados.

  • Aluno faltante: alerta de evasão customizado com regras baseadas na quantidade de dias que a estratégia da instituição determinar – a partir de um determinado número de faltas, o aviso é disparado ao agente responsável, no CRM;
  • Notas baixas: alerta de evasão customizado com regras a partir dos resultados de provas – notas que estejam dentro de um determinado intervalo geram avisos ao agente do CRM;
  • Inadimplência: alerta de evasão customizado com regras a partir da inadimplência registrada no SGA;
  • Reclamação via site/fale conosco: alerta de evasão customizado a partir do relato de insatisfação registrado no site/fale conosco;
  • Reclamação via central de atendimento: alerta de evasão customizado a partir do relato de insatisfação receptiva via central de atendimento;

 

Gestão de processos internos: conexão entre departamentos para uma visão única do aluno

Este projeto tem como objetivo principal organizar e automatizar os processos de cada área ou departamento da instituição. A partir do nosso módulo de BPM e Workflow é possível modelar os processos, transformando – os em fluxos de informações e atividades, promovendo, dessa forma, maior integração entre as áreas e cada vez mais a construção da visão única do aluno.

O projeto consiste em algumas etapas principais, como: o mapeamento dos processos, modelagem na ferramenta e implementação e treinamentos das equipes envolvidas, tudo para que os modelos sejam bastante aderentes à realidade da instituição e ao dia-a-dia dos colaboradores de cada área.

 

Gestão à vista: indicadores e decisões em tempo real

Além dos relatórios padrão já disponibilizados no Vortico CRM, a Vórtice entrega às Instituições de Ensino a possibilidade de trabalhar com um projeto completo de BI, devido à sua integração completa com a plataforma de BI Qlik, líder no mercado mundial.

Nosso projeto de BI- para educação contempla as principais visões para o sucesso do seu projeto de CRM, disponibilizando dashboards relacionados a cada um dos projetos explicados anteriormente. Visões como: funil de captação de alunos, resultados das campanhas, desempenho dos processos, tempo de atendimento, alertas de evasão… E muitos outros painéis ainda podem ser desenvolvidas nesse projeto.

Todos os projetos propostos pela Vórtice seguem a nossa metodologia, a fim de maximizar os resultados positivos, o engajamento dos colaboradores e a absorção de uma verdadeira cultura de CRM.

Conheça mais sobre as nossas soluções. Fale com a Vórtice e leve o CRM Educacional para o seu cotidiano!