Uma gestão empresarial de qualidade exige, antes de qualquer outra coisa, a otimização de todos os processos da empresa, de modo que haja um alinhamento estratégico eficaz. Saber aproveitar a sinergia entre tecnologia de ponta, funcionários engajados e processos alinhados é o que um empreendimento precisa para se destacar em meio à concorrência.

Na atual era digital, as relações de trabalho exigem um grande dinamismo para que todas as etapas sejam feitas com rapidez, seja do cliente para a empresa ou entre os funcionários de uma mesma organização. Nesse contexto, compreender o que é workflow torna-se imprescindível.

Para desempenhar corretamente os processos de trabalho de uma organização, é preciso saber planejar e investir corretamente em sistemas que otimizem o fluxo de tarefas. O mapeamento de fluxos de trabalho, ou, como são chamados no mercado, workflows surge como grande aliado na otimização de tarefas e processos.

Isso acontece porque o desenho dos processos empresariais ajuda os gestores na identificação de gargalos e pontos de melhoria, e também a investir recursos onde realmente importa. Ficou interessado? Então continue lendo este artigo para descobrir o que é workflow e saber como essa ferramenta pode mudar a rotina da sua empresa!

O que é workflow?

No cotidiano corporativo, o workflow caracteriza a automação de processos, na qual dados, informações e tarefas passam de colaborador para colaborador, formando uma determinada hierarquia e seguindo regras pré-estabelecidas. O termo workflow, originado do inglês, ao ser traduzido para o português, significa, literalmente, fluxo de trabalho.

Workflow é, portanto, o desenho de um processo ou uma atividade presente na sua empresa. Vai desde as primeiras estratégias pensadas até as ações de pós-venda. Mapear esses processos é essencial para quem quer melhorar a experiência do usuário em todas as partes do processo de conhecimento da empresa e da venda de produtos e serviços.

A utilização de workflows é necessária para facilitar a vida dos gestores e para melhorar os resultados de forma significativa. Essa eficiência aumenta quando há também um sistema para automatizar os workflows e auxiliar os gestores nas medições necessárias.

Tais sistemas ajudam a identificar estratégias para surpreender o cliente, melhorar o relacionamento e atendimento, auxiliar a mensuração e o monitoramento, e ajudar na fidelização dos clientes.

Tudo isso por uma razão muito simples: o workflow é um sistema de automação que coloca o cliente como o foco da empresa; ou seja, esse sistema trabalha juntamente ao CRM, o que é essencial para melhorar a vida financeira da organização e gerar resultados cada vez mais positivos.

Por isso, essa tecnologia vem se tornando a grande aliada dos empreendedores que pretendem agilizar ações dentro de seus negócios e ganhar, a cada dia, mais produtividade.

Como funciona um sistema de workflow?

O sistema workflow traduz os fluxos de trabalho já existentes na empresa em processos que podem ou não ser automatizados. Em seguida, quebra esses processos em tarefas, que são distribuídas entre as pessoas participantes do processo.

Não é apenas uma ferramenta de comunicação ou de troca de informações internas, é um verdadeiro passo a passo de tudo que a empresa faz. É uma maneira eficaz de acompanhar o desenvolvimento do trabalho interno, prever as saídas, melhorar os pré-requisitos das atividades e estimular a comunicação entre áreas.

Quando aplicadas ao cotidiano corporativo, as tecnologias utilizadas pelo workflow não apenas garantem a otimização da comunicação e a troca de dados e informações entre os diferentes departamentos participantes de um mesmo processo. Elas também garantem que toda tarefa desempenhada pela sua empresa seja executada pelo colaborador mais indicado.

Quais as suas vantagens?

As vantagens proporcionadas pelo workflow são inúmeras, mas uma das principais delas é organizar sua empresa com foco no cliente, com atuação bem feita e que gere resultados. Pense bem, se todos os processos e atuações da empresa estão sistematizados dentro dessa ferramenta, com planejamento e controle por parte dos líderes e gestores, tudo fica muito mais otimizado e eficiente.

O resultado disso é a melhora substancial nas vendas e nos lucros da empresa. Nos tópicos a seguir, informaremos outras vantagens que o workflow pode trazer para o seu negócio.

Gerenciamento com maior fluidez

O workflow proporciona mais agilidade, já que secciona e define bem a tarefa que cada um deve executar. O resultado disso é a diminuição do tempo gasto em cada tarefa, e isso permite que outros projetos sejam antecipados ou, até mesmo, que novos projetos sejam executados.

Otimização dos serviços disponibilizados aos clientes

Ao desempenhar a gestão correta em seu negócio, é possível aprimorar a maneira como as tarefas são feitas. Esse processo pode acontecer de muitas maneiras, como por meio da análise de gráficos ou dos relatórios de produção gerados pelo novo sistema adotado.

Dessa maneira fica mais fácil descobrir as falhas que acontecem em comum nos serviços que seu empreendimento oferece. E isso torna a experiência de trabalhar com a sua empresa mais benéfica.

Economia de capital humano

Quando o foco é direcionado ao que deve ser feito efetivamente, a maior organização obtida resulta em um número menor de etapas — por fim, a lucratividade aumenta e o desgaste da sua equipe diminui.

A automatização sugerida pelo workflow é a melhor alternativa para reduzir custos dentro da sua empresa. Isso porque poupar tempo nas tarefas do cotidiano diminui também recursos humanos e materiais utilizados para fazer com que o fluxo aconteça de maneira mais eficiente.

Eliminação de etapas desnecessárias

Com a ajuda do workflow, o maior número de etapas desnecessárias são identificadas. Isso facilita o processo de definição da ordem com que as tarefas deverão ser realizadas.

Utilizando a automatização nas tarefas do cotidiano corporativo, os funcionários têm suas tarefas redefinidas, caso necessário. Isso torna possível readaptar a função de cada membro da equipe de acordo com suas habilidades.

É possível focar o tempo ativo dos funcionários na gestão focada para o negócio, em vez de desperdiçá-lo com tarefas operacionais. Vale lembrar que, com relatórios de trabalho bem elaborados, é possível buscar melhores soluções para a sua empresa.

Simplificação da comunicação interna

Dois dos fatores que atrapalham o desempenho de uma empresa são a falta de comunicação e os erros que acontecem entre os seus funcionários, e até mesmo entre os gestores. Com a ajuda de um bom software, não é preciso lembrar o que deve ser feito por cada um, pois o sistema mostra automaticamente o status de andamento de cada tarefa.

A automatização da comunicação da equipe corporativa também reduz, de forma drástica, a lentidão em etapas específicas das tarefas do cotidiano da sua empresa.

Redução de erros

O aumento na produtividade dos seus funcionários, com o uso dessa estratégia, também está relacionado à redução dos erros que costumam acontecer na realização das tarefas. Ao automatizar tarefas burocráticas e diminuir a interferência humana, as várias etapas dos processos corporativos tornam-se cada vez menos suscetíveis a erros.

Com isso, é gerada maior confiabilidade de dados e informações — o que resulta também na redução de falhas na hora de tomar decisões importantes para o futuro do seu empreendimento.

Outro ponto muito importante proporcionado ao adotar essas práticas em sua empresa, é a necessidade de retrabalho em determinadas tarefas. Como essa é reduzida, seus funcionários terão mais tempo para dedicar a processos considerados mais importantes.

Como ter o workflow na minha empresa?

Para iniciar a automação de processos e funções em uma empresa, é imprescindível efetuar, em primeiro lugar, uma análise minuciosa das tarefas desenvolvidas em seu empreendimento. Cada etapa que seja possível automatizar deve ser previamente analisada para que possa ser escolhida a melhor alternativa para o gerenciamento.

Como constatamos durante este artigo, o workflow traz muitos benefícios para a empresa e simplifica muito o trabalho dos colaboradores. Para iniciar a implementação na sua empresa, é imprescindível realizar a seguinte análise.

Mapear todos os processos corporativos do cotidiano da sua empresa é outro ponto fundamental. Com isso, torna-se mais simples identificar quais aspectos necessitam de melhorias. Entenda todos os passos e as informações trocadas entre os participantes.

Teste as novas mudanças

Realize um mapeamento de todos os processos corporativos do cotidiano da sua empresa. Dessa maneira, é mais simples identificar quais aspectos necessitam de melhorias. 

É imprescindível modelar todas as etapas de um processo, eliminar desperdícios, retrabalhos e poupar tempo. Estabeleça uma nova e melhorada rotina corporativa para sua equipe.

Mobilize toda a equipe para testar os softwares escolhidos e executar as novas etapas definida. Dessa maneira é possível verificar o que deu certo e o que não funcionou da maneira esperada. Por fim, faça as alterações necessárias para atingir suas metas.

Vale ressaltar que, assim como em muitas tecnologias, o workflow é uma estratégia que necessita de um processo de melhoria constante. São necessárias revisões periódicas dos resultados obtidos e, conforme for, deve-se mudar a estratégia.

O workflow, assim como qualquer tipo de sistema, é feito a partir de um software para computadores que define tudo que deve ser automatizado dentro da empresa. Basta contratar esse serviço e começar a trabalhar com ele com a consultoria da empresa que te vendeu a ferramenta.

Existem alguns softwares disponíveis no mercado, mas o ideal é pesquisar sobre cada um deles e descobrir qual atende melhor a situação específica da sua empresa. Os próprios vendedores desse software vão te ajudar nessa tarefa.

Saber o que é workflow e como implementá-lo em sua empresa corretamente são pontos importantíssimos para entender sobre como a tecnologia pode te ajudar a otimizar as tarefas e os resultados da sua empresa.

Quanto mais automatizado for o seu jeito de trabalhar, melhores resultados vão aparecer e os lucros, certamente, aumentarão.

E então, entendeu a real importância do workflow e como utilizá-lo de forma eficiente em sua empresa? Se alguma dúvida perdurou ou se você tiver alguma dica em mente, deixe um comentário aqui para a gente!