A gestão de processos é a alma do desenvolvimento de qualquer empresa. Afinal, a partir de certo momento, oferecer um produto ou serviço, realizar suporte e supervisionar entregas e pagamentos foge da compreensão de qualquer indivíduo e torna-se atributo de um time.

Esse time tem a missão de atuar seguindo as mesmas linhas gerais e realizar suas tarefas em uma mesma ordem racional de eventos. Com isso, melhorias, implementações e relatórios tornam-se atividades repetíveis e escaláveis.

Veja, neste artigo, como uma boa gestão de processos impacta na otimização de resultados e algumas dicas para implementá-la na sua empresa.

Quais as vantagens da gestão de processos?

Nenhuma empresa adquire competitividade sem racionalizar processos. Essa pode ser uma tarefa desafiadora, uma vez que setores diferentes devem ter processos semelhantes, de modo que profissionais de áreas diversas possam dialogar.

A melhoria competitiva nasce dessa coesão interna, que diminui o tempo de realização das atividades e os custos delas. Com atividades claras, você facilita a emissão de relatórios.

Esses, por sua vez, impactam positivamente a tomada de decisões, gerando números que podem ser comparados mês a mês e falam muito claramente da realidade do negócio e se as metas têm sido batidas.

Como implementar a gestão de processos?

Os processos deixam de ser complexos e ficam sob seu controle quando você consegue desmembrar grandes projetos em pequenas tarefas e atacá-las. Isso nos leva à primeira dica da implementação da gestão de processos.

Defina as etapas a serem analisadas

Um grande problema deve ser desmembrado em pequenas questões, e essas precisam ser resolvidas com calma, disciplina e persistência.

Isso cria a sensação de progresso em todo o time, além de não permitir que sejam formados gargalos significativos no projeto como um todo.

Escolha ferramentas eficientes

Softwares, aplicativos ou mesmo aquele bloquinho de notas coloridas que são coladas nas telas dos computadores têm como função ajudar o time na divisão dessas etapas e torná-las visíveis para todos. Essas ferramentas não são apenas bem-vindas, mas essenciais!

Analise o processo e faça modificações

Melhorias processuais não devem ser realizadas de maneira pontual. A gestão de processos pressupõe melhorias constantes não apenas no seu produto ou serviço, mas também na avaliação crítica dos próprios processos.

Para isso, é fundamental ouvir do seu time o que funciona e o que pode passar por melhorias. Lembre-se de que algumas decisões que economizam tempo custam mais e costumam sobrecarregar os colaboradores.

Qual a importância da tecnologia na gestão de processos?

Elaborar os processos é algo que depende da inteligência e do “feeling” humanos. No entanto, manter essas tarefas, analisá-las, medir o desempenho e traduzir a estratégia em funções operacionais pode acontecer automaticamente.

Softwares, CRMs e outras ferramentas reduzem a possibilidade de erros humanos e, se customizados de acordo com as necessidades de cada empresa, podem impactar positivamente na otimização dos resultados.

Relatórios tornam-se mais precisos, a gestão do tempo e dos processos melhora, e os feedbacks se tornam justos e embasados em números.

Sem bons processos, não há resultados satisfatórios e nem consistentes. E, sem a ajuda da tecnologia, manter a gestão de processos é muito mais difícil.

Se você tem interesse em compreender essa relação, recomendamos que conheça o Vórtico CRM. Com ele, seus processos e resultados vão decolar!