O CRM (Customer Relationship Management) é um sistema usado para gerenciar o relacionamento de uma marca com os seus clientes e potenciais consumidores. No caso de uma instituição de ensino, ele monitora e traz visibilidade sobre a relação com os estudantes. Usado corretamente, o CRM para IE traz diversas vantagens competitivas.

Além do fato de que muitas instituições ainda não conhecem ou não utilizam esse recurso, o software traz uma mudança de panorama e ganhos importantes em processos internos. Para entender melhor, conheça 7 vantagens do uso desse sistema.

1. Ajuda a identificar e trabalhar leads

Quando a sua instituição de ensino utiliza um CRM, ela consegue mapear, com precisão, quais são as ações seguidas por contato. Dentro de uma estratégia de funil de vendas, é possível reconhecer como cada lead se posiciona e quão próxima cada pessoa está de fazer uma matrícula.

Esses leads são obtidos por quaisquer ações em que a pessoa oferece suas informações pessoais e, a partir daí, todos os pontos de contato com a IE são mapeados. Dessa forma, é viável identificar quais pessoas estão em um estágio de reconhecimento e consideração e quais estão próximas da matrícula.

Além disso oferecer entendimento sobre as oportunidades disponíveis e o ciclo de vendas, trata-se de algo que otimiza os esforços de atuação. O time comercial pode focar em quem tem mais chances de entrar na instituição, melhorando a utilização de recursos.

Quanto ao restante, a IE pode criar estratégias, como o fluxo de nutrição, para torná-los mais propícios a tomar uma decisão.

2. Melhora os resultados das ações de marketing

Nesse sentido, inclusive, um sistema de CRM para IE tem tudo a ver com as ações de marketing, especialmente o digital. Ao começar uma nova campanha, por exemplo, o CRM oferece total visibilidade sobre os novos leads que entram no funil de vendas.

Também é possível qualificar as oportunidades quanto à preparação para fazer a matrícula, entendendo quais são os pontos cruciais que ainda devem ser trabalhados.

A partir disso, é totalmente viável desenhar um fluxo de nutrição. Por meio dele, as pessoas receberão informações de um jeito estruturado, de tal forma que se tornem mais confiantes quanto à tomada de decisão.

Novamente, o CRM é útil porque permite compreender a jornada de decisão da pessoa, identificando quais são os pontos que precisam ser mais bem trabalhados. Com isso, a instituição consegue planejar quais conteúdos e ações de marketing devem ser empregadas para melhorar os resultados.

3. Centraliza todas as informações

Uma das características mais importantes de um sistema de CRM para IE é que ele centraliza todas as informações em um só lugar. Na mesma plataforma estão dados de identificação do aluno e do seu relacionamento com a instituição.

É possível saber, por exemplo, se um estudante precisou passar por algum processo específico, há quanto tempo está na instituição e, até mesmo, quais são as suas preferências e exigências.

Tudo isso é muito benéfico para a gestão em vários sentidos. Em primeiro lugar, a centralização dinamiza, favorece e democratiza a comunicação. Graças a ela, diversos setores podem se integrar, como é o caso do comercial e do marketing.

O CRM para IE também auxilia a organização de processos internos. A tomada de decisão ganha efetividade por meio da análise de informações relevantes. Como resultado, o time aproveita melhor as oportunidades que surgem.

4. Ajuda a diversificar a oferta

Mais do que apenas oferecer qualidade e um bom ensino, a IE também deve se preocupar com atender as necessidades e os interesses dos alunos. Isso é bom até mesmo para aproveitar os momentos de vacância, como durante as férias.

O papel do CRM é que ele ajuda a identificar quais são os interesses dos alunos e como a IE pode supri-los. É o caso de oferecer cursos, palestras, workshops, atividades extracurriculares e outras oportunidades.

Ao fazer isso, a instituição se alinha aos interesses dos alunos e consegue, inclusive, aumentar o número de matrículas.

5. Favorece a retenção de alunos

Tão importante quanto atrair novas pessoas é manter as atuais pelo maior tempo possível. Conseguir que um aluno passe toda a sua formação na instituição ou que ele invista na educação continuada por lá, por exemplo, aumenta o valor do tempo de vida do cliente (lifetime value).

Além de tudo, um aumento de retenção também está ligado à elevação da satisfação dos estudantes. Se eles passam um tempo maior na instituição, certamente, é porque estão satisfeitos com o serviço oferecido.

Além de colaborar para a identificação de novas ofertas, o CRM ajuda na comunicação e a garantir que cada estudante tenha suas características específicas consideradas. Eventualmente, isso leva a uma continuidade do ensino.

6. Fortalece o relacionamento com os estudantes

Uma questão que está diretamente relacionada à retenção é que o CRM para IE traz visibilidade sobre todos os estudantes. Eles deixam de ser um número de matrícula e passam a ser enxergados segundo suas necessidades, experiências e escolhas.

Graças a ele, pode-se acompanhar todo o histórico de aprendizagem de uma pessoa, seus interesses e quaisquer problemas que já tenham acontecido. Além de tudo, as informações pessoais e de contato ficam reunidas.

Com isso, vão-se identificar os perfis de estudantes e segmentar atuações de acordo com cada um. Além disso, também é possível criar campanhas de SMS ou e-mail marketing, por exemplo, aproximando o relacionamento ainda mais.

7. Transmite uma melhor imagem da instituição

O fato é que o CRM é uma ferramenta cada vez mais necessária nos negócios, inclusive em instituições de ensino. Ele oferece uma profissionalização completa das ações de relacionamento, favorecendo os vários setores da IE e a atuação de seus profissionais.

Eventualmente, isso significa a criação de relacionamentos de valor e com menos problemas. Além disso, o feedback dado pelos estudantes e potenciais oportunidades podem ser absorvidos e empregados facilmente.

Como resultado, a imagem da IE fica mais resistente e com maior qualidade, contribuindo para atrair o interesse de um número maior de pessoas.

O CRM para IE oferece vantagens competitivas porque favorece relacionamentos, ações de vários setores e a conquista de novas matrículas. Além de tudo, contribui para melhorar a imagem da instituição, gerando efeitos em médio e longo prazo que levam a um destaque sobre a concorrência.

A fim de otimizar essa possibilidade, o sistema pode ser integrado a outros recursos. Para compreender mais sobre o tema, baixe gratuitamente nosso e-book e saiba como integrar CRM e BI.